Anıl YMM

VE BAĞIMSIZ DENETİM ANONİM ŞİRKETİ                         

Kartaltepe Mah. Alem Sok. No:3 Billursaray Apt. Kat:4 D:14 İncirli, Bakırköy / İSTANBUL

Tel: 0 212 660 98 12  Pbx.     Fax: 0 212 660 86 11                e-mail: [email protected]

Sirküler Tarihi       :  04.05.2020

Sirküler No            :  2020 / 108

Konu                      :  Elektronik Ortamda Düzenlenen Muhasebe Fişlerine İlişkin

Kılavuz Yayımlandı(E-Muhasebe Fişi Kullanımı Zorunlu Değildir) 

Özet                      :  1 Sıra No.lu Elektronik Defter Genel Tebliği’nde E-Defter uygulamasına dâhil olan mükelleflerin e-Defter ve berat dosyaları ile birlikte “Muhasebe Fişlerini de kâğıt ve/veya elektronik ortamda muhafaza etmesinin zorunlu olduğu,

⎯Kağıt ortamda tutulması tercih edilen muhasebe fişleri hariç olmak üzere, elektronik ortamda oluşturulan muhasebe fişlerinin Nitelikli Elektronik Sertifika  (NES)  veya Mali Mühür ile değiştirilemezliğinin garanti altına alındığı ve bu nedenle kâğıt ortamında saklanmayacağı ve elektronik ortamdaki bu dosyaların kağıt ortamdaki hal inin hukuken hüküm ifade etmeyeceği,

⎯Elektronik,  manyetik veya optik ortamlarda  (kağıt ortamda tutulması tercih edilen muhasebe fişlerinin kağıt ortamda) muhafaza  ve  istenildiğinde  elektronik,  manyetik  veya  optik araçlar vasıtasıyla eksiksiz ve okunabilir şekilde ibraz etmekle yükümlü olunduğu,

⎯Muhafaza ve  ibraz  yükümlülüğünün,  elektronik  ortamda oluşturulan  muhasebe  fişlerinin  doğruluğuna,  bütünlüğüne  ve değişmezliğine  ilişkin  olan  (elektronik  imza  ve  mali  mühür değerleri dâhil) her türlü elektronik kayıt ve veri ile doğrulama ve görüntüleme araçlarının tümünü kapsamakta olduğu, belirtilmiştir. Bu kapsamda Gelir İdaresi Başkanlığı’nca 30.04.2020 tarihinde “Elektronik Ortamda Düzenlenen Muhasebe Fişlerine İlişkin Kılavuz ”yayımlanmıştır. 

Muhasebe fişlerinin, elektronik ortamda düzenlenmesine yönelik bir zorunluluk getirmeyen bu kılavuz ile muhasebe fişlerinin elektronik ortamda düzenlenmesi durumunda uyulması gereken esaslar açıklanmıştır. Öteden beri olduğu gibi mükellefler dilemeleri halinde muhasebe fişlerini kağıt ortamda düzenlemeye ve muhafaza etmeye devam edebileceklerdir.

Kılavuzda Elektronik muhasebe fişlerinin, defter kayıtlarının mükellefle düzenlenen aracılık ve sorumluluk sözleşmelerine istinaden serbest muhasebeci mali müşavirler tarafından gerçekleştirildiği durumlarda serbest muhasebeci mali müşavire ait  NES  veya  Mali  Mühürle, mükellefin  kendisi  veya  işletmesinde  istihdam  ettiği  serbest muhasebeci mali müşavir unvanına haiz meslek mensubu tarafından gerçekleştirildiği durumlarda  ise  mükellefin  kendisi  veya  işletme bünyesinde istihdam ettiği serbest muhasebeci mali müşavire ait NES veya Mali Mühürle zaman damgalı şekilde imzalanarak onaylanması ve elektronik ortamda muhafaza ve ibraz edilmesi gerektiği belirtilmiştir. Muhasebe fişleri Tahsil Fişi, Tediye (Ödeme) Fişi ve Mahsup Fişi olmak üzere üçe ayrılmaktadır.

Her bir muhasebe fişinin ayrı ayrı olarak onaylanması esas olmakla birlikte aynı tarihe ait muhasebe fişlerinin aynı elektronik dosya içinde topluca elektronik ortamda NES veya Mali Mühür ile zaman damgalı olarak onaylanması da mümkündür. 1 Sıra No.lu Elektronik Defter Genel Tebliği’nin;“4.4.  e-Defter Dosyaları,  Berat Dosyaları ve Muhasebe Fişlerinin Muhafaza ve İbrazı” başlıklı bölümünün;

⎯4.4.1  /  (a) fıkrasında; e-Defter uygulamasına dahil olan mükelleflerin e-Defter ve berat dosyaları ile  birlikte  “Muhasebe  Fişlerini  de  kağıt  ve/veya  elektronik  ortamda Muhafaza etmesinin zorunlu olduğu,

⎯4.4.1 / (b) fıkrasında; kâğıt ortamda tutulması tercih edilen muhasebe fişleri hariç olmak üzere,  elektronik ortamda oluşturulan muhasebe fişlerinin veri bütünlüğünün sağlanması ile kaynağının inkâr edilmezliğinin, Nitelikli Elektronik Sertifika  (NES)  veya Mali Mühür ile garanti altına alındığı ve bu nedenle kağıt ortamında saklanmayacağı ve elektronik ortamdaki bu dosyaların kağıt ortamdaki halinin hukuken hüküm ifade etmeyeceği, 

⎯4.4.1  /  (c)  fıkrasında;  kağıt  ortamda  tutulması  tercih  edilen  muhasebe  fişleri  ve elektronik ortamda oluşturulan muhasebe fişlerinin de vergi kanunları, Türk Ticaret Kanunu ve  diğer  düzenlemelerde  yer  alan  süreler  dâhilinde  elektronik,  manyetik  veya  optik ortamlarda  (kağıt  ortamda  tutulması  tercih  edilen  muhasebe  fişlerinin  kağıt  ortamda) muhafaza ve istenildiğinde elektronik, manyetik veya optik araçlar vasıtasıyla eksiksiz ve okunabilir şekilde ibraz etmekle yükümlü olunduğu,

⎯4.4.1  /  (ç)  fıkrasında;  muhafaza  ve  ibraz  yükümlülüğünün,  elektronik  ortamda oluşturulan muhasebe fişlerinin doğruluğuna, bütünlüğüne ve değişmezliğine ilişkin olan

(elektronik  imza  ve  mali  mühür  değerleri  dâhil)  her  türlü  elektronik  kayıt  ve  veri  ile doğrulama ve görüntüleme araçlarının tümünü kapsamakta olduğu,“7. Diğer Hususlar” başlıklı bölümünün;

⎯(7.8.)  fıkrasında;  elektronik  ortamda  oluşturulması,  kaydedilmesi,  muhafazası  ve ibrazına  izin  verilen  muhasebe  fişlerinin  elektronik  ortamda  oluşturulmasına  ilişkin standartların edefter.gov.tr adresinde duyurulacağı, açıklanmıştır.

Söz  konusu  açıklamalar  çerçevesinde  e-Defter  uygulamasına  dahil  olan  mükellefler tarafından  elektronik  ortamda  oluşturulan  “Muhasebe  Fişleri”nin  içeriğinde  yer  alması gereken asgari bilgiler, dosya formatları ile bu belgelerin elektronik ortamda düzenlenmesi sırasında  uyulacak  teknik  usul  ve  esaslara  ilişkin  açıklamalar  hakkında  Gelir  İdaresi Başkanlığı’nca 30.04.2020tarihinde“Elektronik Ortamda Düzenlenen Muhasebe Fişlerine İlişkin Kılavuz”yayımlanmıştır.Kılavuzda yer alan bilgiler aşağıdaki gibidir.

A-ELEKTRONİK ORTAMDA DÜZENLENECEK MUHASEBE FİŞLERİNDE ASGARİ OLARAK BULUNMASI GEREKEN BİLGİLER

(1) Muhasebe fişi literatürde; muhasebe işlemlerinin yevmiye defterine yazılmadan önce kaydedildiği, yetkili kişiler tarafından imzalandığı ve yevmiye bilgilerini içeren fiş olarak tanımlanmaktadır. Muhasebe işlemleri yevmiye defterine doğrudan kaydedilebileceği gibi muhasebe  fişleri  yardımı  ile  de  kayıt  yapılabilmektedir.  Muhasebe  fişi  kullanılarak muhasebe ve defter kaydı süreçlerinin yürütüldüğü işletmelerde, işlemler önce belgelere dayanarak muhasebe fişine, buradan da yevmiye defterine kaydedilmektedir.

Muhasebe fişlerine konu muamelelerin 213 sayılı Vergi Usul Kanunu’nun 219 uncu maddesinde  yer  alan  hükümler  uyarınca,  en  geç  45  gün  içinde  bu  fişlerden yararlanılarak yevmiye defterine kayıtlarının yapılması gerekmektedir.

(2) Muhasebe fişleri 3 ana türde sınıflandırılmaktadır:

a) Tahsil Fişi:İşletmenin kasasına giren paraların nerelerden, hangi nedenlerle alındığını ve hangi hesaplara alacak kaydedileceğini gösteren fiştir. Tahsil fişi, kasaya para girişi olduğu zaman kullanılır. Bir başka ifadeyle tahsil fişi kasa hesabı borçlu durumda olacağı zaman kullanılır.

b)  Tediye  (Ödeme)  Fişi:İşletmenin  kasasından  çıkan  paraların  hangi  nedenlerle ödendiğini ve hangi hesaplara borç kaydedileceğini gösteren fiştir. Tediye fişi, kasadan para  çıkışı  olduğu  zaman  kullanılır.  Bir  başka  ifadeyle  tediye  fişi  kasa  hesabı  alacaklı durumda olacağı zaman kullanılır.

c) Mahsup Fişi:Kasa hesabını ilgilendirmeyen başka bir ifade ile tamamı nakit olmayan işlemler için düzenlenen fiştir.

(3)  e-Defter uygulamasına dahil olan mükellefler tarafından her bir belgeye ait yevmiye maddesi  için  düzenlenmesi  gereken muhasebe  fişlerinde  asgari  olarak  bulunması zorunlu bilgiler aşağıdaki tabloda yer almaktadır: 

 B-MUHASEBE FİŞLERİNİN ELEKTRONİK DOSYA FORMATI VE ONAYLANMASI

(1) “Bölümünde belirtilen zorunlu bilgileri barındıran elektronik ortamdaki muhasebe fişlerinin, genel tanınırlığa sahip ve bir veri tabanı dosyası (table) olarak kullanılabilecek standart belge formatında (xml, pdf içi xml, pdf, txt, csv, json vb.) olması gerekmektedir.

(2)  Bilgisayarlı muhasebe programlarında düzenlenip, genel tanınırlığa sahip belge formatına dönüştürülen, kağıt çıktısı alınmadan muhafaza ve ibraz edilmek istenen fişler,

(1)  numaralı fıkrada belirtilen standart belge formatlarına uygun olmak koşuluyla, elektronik ortamda düzenlenmiş olarak kabul edilecektir.

(3)  Elektronik muhasebe fişlerinin,  defter kayıtlarının mükellefle düzenlenen aracılık ve sorumluluk sözleşmelerine istinaden serbest muhasebeci mali müşavirler tarafından gerçekleştirildiği durumlarda serbest muhasebeci mali müşavire  ait  NES  veya  Mali Mühürle,  mükellefin  kendisi  veya  işletmesinde  istihdam  ettiği  serbest  muhasebeci  mali müşavir  unvanına  haiz  meslek  mensubu  tarafından  gerçekleştirildiği  durumlarda  ise mükellefin  kendisi  veya  işletme  bünyesinde  istihdam  ettiği  serbest  muhasebeci  mali müşavire ait NES veya Mali Mühürle zaman damgalı şekilde imzalanarak onaylanması ve elektronik ortamda muhafaza ve ibraz edilmesi gerekmektedir.

(4) Elektronik muhasebe fişlerinin düzenlenmesi ve bu fişlere konu muamelelerin defterlere kayıtlarının yapılmasında  213  sayılı  Kanunun  “Kayıt  zamanı”  başlıklı  219’uncu maddesinde  yer  alan  hükümler  başta  olmak  üzere  gerek  213  sayılı  Kanunun  diğer maddeleri gerekse ilgili mevzuatlarında belirlenen hükümlere uyulması gerektiği tabiidir.

(5) Her bir muhasebe fişinin ayrı ayrı olarak onaylanması esas olmakla birlikte aynı tarihe ait muhasebe fişlerinin aynı elektronik dosya içinde topluca elektronik ortamda NES veya Mali Mühür ile zaman damgalı olarak onaylanması da mümkündür.

https://www.turmob.org.tr/mevzuat/Pdf/17707

SAYGILARIMIZLA,

Anıl Yeminli Mali Müşavirlik ve Bağımsız Denetim A.Ş.

KAYNAK:TÜRMOB