ANIL YEMİNLİ MALİ MÜŞAVİRLİK
VE BAĞIMSIZ DENETİM ANONİM ŞİRKETİ
Kartaltepe Mah. Alem Sok. No:3 Billursaray Apt. Kat:4 D:14
İncirli, Bakırköy / İSTANBUL
Tel: 0
212 660 98 12 Pbx. Fax: 0 212 660 86 11 e-mail:
www.anilymm.com
İstanbul, 01.Nisan.2014
Sirküler Tarihi :
01.04.2014
Sirküler No : 2014
/ 013
Konu :
1- GİB tarafından, e-Fatura
Uygulamasında Dikkat Edilmesi
Gereken Hususlar
ile ilgili yapılan açıklama.
“e-Fatura
Uygulamasında Dikkat Edilmesi Gereken Hususlar
Bilindiği
üzere; 05.03.2010 tarihinde yayımlanan 397 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu
Genel Tebliği ile elektronik fatura (e-fatura) uygulaması vergi mevzuatımıza
dahil edilmiş bulunmaktadır.
Öncelikli
olarak söz konusu genel tebliğde belirtilen koşulları sağlayan mükelleflerin
kendi istekleri ile seçebileceği bir uygulama olarak başlayan e-fatura
uygulaması, ekonomik hayattaki gelişmeler ve vergi gelirleri yönünden kritik
öneme sahip bazı sektörlerde faaliyet gösteren mükellefler ile bu
mükelleflerden mal ve hizmet alışverişinde bulunan ve brüt satış hasılatı
yönünden belli ölçüleri aşan mükellefler için 421 sıra numaralı Vergi Usul
Kanunu Genel Tebliği ile e-fatura uygulaması belirtilen mükellef grupları için
zorunlu hale getirilmiştir.
433
seri nolu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile e-fatura uygulamasına kayıtlı
olan mükelleflerin birbirlerinden aldıkları mallar ve sağladıkları hizmetler
için elektronik fatura gönderme ve alma
zorunluluğu 01.04.2014 tarihi olarak belirlenmiştir.
Uygulamanın
mükelleflerimiz açısından sorunsuz ve sağlıklı yürütülebilmesi bakımından,
http://www.efatura.gov.tr/anasayfa.html web adresinde de yayımlanan ilgili
genel tebliğlerde ve teknik kılavuzlarda detaylı açıklamalar yapılmış
bulunmakla birlikte, aşağıda maddeler
halinde belirlenen hususlarda hatırlatmalarda bulunulmasına gerek duyulmuştur.
1. Karşılıklı
e-Fatura Düzenleme Zorunluluğu;
421
Sıra Numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile 397 Sıra Numaralı Vergi Usul
Kanunu Genel Tebliğ uyarınca; elektronik fatura uygulamasına kayıtlı
mükelleflerin birbirlerine sattıkları mallar ve ifa ettikleri hizmetler için
düzenledikleri faturaları 01/04/2014 tarihinden itibaren elektronik fatura
olarak göndermeleri ve almaları zorunludur. Bu nedenle, e-fatura uygulamasına
kayıtlı kullanıcıların 01.04.2014 tarihinden itibaren birbirlerine kağıt
ortamda fatura düzenleme imkanları bulunmamaktadır. E-fatura düzenleme
zorunluluğu olan mükelleflerce e-fatura yerine kağıt ortamda fatura düzenlenmiş
olması vergi mevzuatı açısından faturanın hiç düzenlenmemiş olduğu sonucuna yol
açacağından, sisteme kayıtlı kullanıcıların e-fatura düzenleme ve alma hususuna
özenle uymaları gerekmektedir.
Elektronik
fatura uygulamasına kayıtlı olan mükellefler kayıtlı olmayan mükelleflere
yaptıkları mal teslimi ve hizmet ifası için genel hükümler çerçevesinde kağıt
fatura düzenlemeye devam edeceklerdir.
Bir
kullanıcının (gönderici veya alıcının) e-fatura uygulamasına kayıtlı olup
olmadığının sistemde yayımlanan listelerden kontrol edilebileceği, sistemde
kayıtlı olmayanların e-fatura düzenleyemeyeceği ve alamayacağı tabiidir.
2. Muhafaza ve
İbraz Yükümlülüğü;
213
Sayılı Vergi Usul Kanunu ve 6102 Sayılı Türk Ticaret Kanununun ilgili
hükümlerine göre mükellefler, gerek düzenledikleri, gerekse adlarına düzenlenen
faturaları, yasal süreler dahilinde muhafaza ve istendiğinde ibraz etmekle
yükümlüdürler. e-Faturanın veri bütünlüğünün sağlanması ile kaynağının inkar
edilemezliği Mali Mühürle garanti altına alınmaktadır. Mührün doğruluk ve
geçerlilik kontrolünün ancak elektronik ortamda yapılabilmesi nedeniyle
e-Faturanın kağıda basılarak saklanması söz konusu değildir. Bu nedenle mükellefler,
düzenledikleri ve aldıkları e-Faturaları, üzerindeki Mali Mührü de içerecek
şekilde kanuni süreler dahilinde kendi bünyelerindeki elektronik, manyetik veya
optik ortamlarda muhafaza ve istendiğinde elektronik, manyetik veya optik
araçlar vasıtasıyla ibraz edeceklerdir.
3. Arşivleme;
Elektronik
fatura uygulamasında düzenlenen ve alınan faturalara ilişkin olarak Gelir
İdaresi Başkanlığı tarafından saklama hizmeti verilmemektedir. Portal üzerinden
düzenlenen ve alınan faturalar, mükellefler tarafından arşivlenerek kendi bilgi
işlem sistemlerinde veya Başkanlığımızdan saklama hizmeti konusunda yetki almış
kuruluşların bünyesinde saklanmalıdır. Portalda bulunan arşivleme bölümü sadece
gelen ve gönderilen faturaların pasife çekilerek posta kutusunda ve
gönderilenler kutusunda yer alan fatura trafiğinin rahatlatılmasına yönelik
olarak hazırlanmış bir ekran olup bu ekrandaki faturaların kullanıcı tarafından
kendi bilgisayarlarına indirilerek, bünyelerinde veya saklamacı kuruluşlar
nezdinde muhafaza edilmesi gerekmektedir.
4. Temel ve Ticari
fatura Senaryosu / e-Faturanın Reddi
“Temel
fatura” ile “ticari fatura” arasında sadece faturaya sistem üzerinden itiraz
imkanı açısından farklılık bulunmaktadır.
Her
iki fatura da sistemler tarafından alınmak zorundadır. Alınan ticari faturaya
e-fatura uygulaması üzerinden Red veya Kabul mesajı gönderilmesi imkanı vardır.
Temel faturaya itiraz ise e-fatura uygulaması üzerinden değil harici yollarla
yapılabilmektedir.
e-Fatura
uygulamasına kayıtlı kullanıcılar, uygulama kapsamında, uygulamadan yararlanma
yöntemine ve gönderilen e-Faturanın senaryo tipine (temel/ticari)
bakılmaksızın, gelen e-faturaları almaktan imtina edemezler ve Başkanlığın
yayımladığı şema/şematron kontrolleri ile imza doğrulaması hatası dışında
reddedemezler. Entegrasyon ve özel entegratör yöntemini kullanan mükellefler,
Başkanlığın belirlediği şema ve şematron dışında kurallar belirleyemez ve
kullanamazlar. Aksi yönde hareket eden
entegratör ve özel entegratörlerin, entegrasyon izinleri Başkanlık tarafından
iptal edilebilir.
e-Fatura
uygulamasına kayıtlı kullanıcıların, e-Faturalara itiraz yöntemleri teknik
kılavuzlarda düzenlenmiş olup, temel fatura kapsamında düzenlenen faturalara
mükellefler, mevzuat hükümleri çerçevesinde muhasebe kayıtlarına alıp iade
faturası düzenleyerek ya da muhasebe kayıtlarına almadan harici yollar ile
sistem dışından itiraz edebilirler. Ticari fatura senaryosu kapsamında
düzenlenen faturalarda ise uygulama yanıtı ile faturalar kabul ya da red
edilebilmektedir.
5. Unvan
Değişikliği
e-Fatura
uygulamasına kayıtlı bir kullanıcı, unvanının değişmesi halinde 15 gün içinde
unvan değişikliğine ait Ticaret Sicil Gazetesinin fotokopisi ve durumu izah
eden bir dilekçe ile Gelir İdaresi Başkanlığı’na posta yoluyla, yeni unvana ait
mali mühür temini için Kamu Sertifikasyon Merkezine elektronik ortamda
başvurması gerekmektedir. Unvan değişikliğine giden mükellefin e-Fatura
sistemindeki unvanı, dilekçesine istinaden güncellenecek olup, mükellefler yeni
mali mühürlerini temin edene kadar, eski unvana ait mali mühürleri ile işlem
yapmaya devam edebileceklerdir.
6. Nevi Değişikliği
e-Fatura
uygulamasına kayıtlı bir kullanıcı, nevi değişikliğine gitmesi halinde 15 gün
içerisinde, nevi değişikliğine ilişkin ticaret sicil gazetesinin fotokopisi ve
durumu izah eden bir dilekçe ile Gelir İdaresi Başkanlığı’na posta yoluyla,
yeni unvana ait mali mühür temini için Kamu Sertifikasyon Merkezine elektronik
ortamda başvurması gerekmektedir. Nevi değişikliğine giden mükellefler yeni
mali mühürlerini temin edene kadar, e-Fatura Uygulamasından eski Vergi Kimlik
Numarasına ait unvan ve mali mühür ile yararlanmaya devam edeceklerdir.
Bu
süre zarfında, eski unvanlarına düzenlenen faturaları
muhasebeleştirebilecekler, düzenleyecekleri e-Faturalarda, yeni unvan ve Vergi
Kimlik Numarası bilgilerine faturanın açıklama alanında yer vereceklerdir. Yeni
unvanlarına ait mali mührün üretim/teslim bilgisi Kamu Sertifikasyon Merkezi
tarafından Başkanlığa iletildikten sonra, Başkanlık tarafından eski hesapları
kapatılarak, yeni hesapları aktive edilecektir. Bu tarihten sonra yeni VKN,
yeni unvan ve yeni mali mühür kullanılarak e-fatura düzenlenecektir.
7. Durum Kodları;
e-Fatura
gönderiminde ve alımında sıklıkla ortaya çıkan aşağıda belirtilen hata durum
kodu türlerine göre işlem yapılacaktır.
a)
1220 “HEDEFTEN SISTEM YANITI GELMEDI” DURUM KODU; Bu durum kodunun alınması
faturanın alıcının posta kutusuna iletildiğini ancak alıcı tarafından sisteme
cevap dönülmediği anlamına gelmektedir. Bu durumdaki fatura başarılı kabul
edilmelidir, aynı faturanın tekrar gönderilmemesi gereklidir. Gönderilmeye
çalışılması ise mükerrerliğe sebep olacağından sistem tarafından kabul
edilmeyecektir. Alıcı taraf ise sistemine düşen faturayı Gelir İdaresinin
belirlediği şema /şematron ve imza kontrollerinden geçirerek, fatura başarılı
ise 1200 “ZARF BASARIYLA ISLENDI” sistem
yanıtını dönerek, hata tespit edilmiş ise ilgili hata kodunu dönerek fatura
değişim sürecini tamamlamaları gerekmektedir.
Hedeften
sistem yanıtının 1200 “ZARF BASARIYLA ISLENDI” durum kodu ile gelmesi halinde
Merkezde 1220 durum koduyla bekleyen zarfın yeni durumu 1300 “BASARIYLA
TAMAMLANDI” olur. Hedef sistemden 1200 durum kodu dışında zarfın başarısız
işlendiğine dair bir kod dönülmesi halinde Merkezde 1220 durum koduyla bekleyen
zarfın yeni durumu 1230 “HEDEFTEN SISTEM YANITI BASARISIZ GELDI” olur.
b)
1210 “DOKUMAN BULUNAN ADRESE GONDERILEMEDI” DURUM KODU; Bu durum kodunun
alınması alıcının sistemine erişilemediği anlamına gelmektedir. Alıcıyı hata
ayrıntısını bildirerek sistemini düzeltmesi yönünde uyarınız. 1210 durum kodu
48 saatlik tekrar gönderme süreci sonunda alıcının posta kutusuna erişilememesi
durumunda 1215 “DOKUMAN GONDERIMI BASARISIZ. TERKAR GONDERME SONLANDI” durum
kodunu alır. 48 saat içinde fatura alıcının sistemine iletilmişse ve başarılı
olarak sonuçlanmışsa 1300 “BASARIYLA TAMAMLANDI”, hata almış ise 1230 “HEDEFTEN
SISTEM YANITI BASARISIZ GELDI” durum koduna güncellenir. 1210 durum kodu
1215,1230 ve 1300 durum koduna dönüşene kadar hiçbir işlem yapmayınız.
c)
1230 “HEDEFTEN SISTEM YANITI BASARISIZ GELDI” ve 1215 “DOKUMAN GONDERIMI
BASARISIZ. TERKAR GONDERME SONLANDI” DURUM KODU; Bu durum kodlarının
alınmasının ardından ilgili zarftaki faturalar göndericinin entegrasyon ya da
özel entegrasyon kullanıcıları olması durumunda aynı Fatura ID’siyle tekrar
gönderilebilir. Göndericinin portal kullanıcısı olması durumunda ise yeni
fatura ID'si ile yeniden fatura oluşturulması ve bu hatalı faturaların
gelen/gönderilen faturalarla birlikte saklanması gerekmektedir. Yeniden oluşturulan
faturalarda daha önce hata alınan fatura numarasına ve hata sebebine ilişkin
bilginin faturanın not alanına yazılması uygun olacaktır.
Elektronik
fatura yeni bir belge türü olmayıp kağıt faturanın elektronik halidir. İlgili
Genel tebliğ ve teknik kılavuzlarda düzenlenmemiş hükümlerde Başta Vergi usul
kanunu olmak üzere mevzuat hükümleri geçerlidir.
e-Fatura
uygulamasındaki diğer durum kodlarına e-Fatura Uygulaması Entegrasyon
Kılavuzunun eki olan e-Fatura Uygulaması Sistem Yapısı Şema Yapısı Kılavuzundan
ulaşılabilir.
8. e-Fatura
Uygulamasını Gelir İdaresi Başkanlığının Portal Yöntemi ile Kullanacak
Mükellefler;
e-fatura
uygulamasını GİB Portal yöntemiyle kullanacak mükelleflerin e-fatura gönderip
alabilmeleri için www.efatura.gov.tr internet adresinde yayımlanan e-Fatura
Uygulaması Portal kılavuzunda belirtilen şekilde ilgili programları yüklemeleri
kılavuzda gösterilen yönergelere uymaları gerekmektedir.” Denilmektedir.
Bilgilerinizi rica
ederiz,
SAYGILARIMIZLA,
Anıl Yeminli Mali
Müşavirlik ve Bağımsız Denetim Anonim Şirketi.
